OBLIGACIÓN DEL LLEVADO DE CONTABILIDAD DE COSTOS

1.BASE LEGAL:


-Articulo 62° del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta (en adelante “La Ley”).
-Articulo 35° del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta (en adelante “El Reglamento”).

2. INTRODUCIÓN:

2.1 DEFINICIÓN
El Registro de Costos es un registro auxiliar tributario destinado al control de los costos incurridos en el proceso productivo. Para estos efectos, este registro debe contener la información mensual de los diferentes elementos del costo, según las normas tributarias, relacionadas con el proceso productivo del período.

2.2 OBLIGADOS A LLEVARLO
De conformidad con los numerales a), b), y c) del artículo 35° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, están obligados a llevar este registro, aquellos contribuyentes que durante el ejercicio precedente, cumplan las siguientes condiciones:
- Cuando sus ingresos brutos anuales sean mayores a 1,500 UIT (S/.5’700,000) deberán de llevar un Sistema de Contabilidad de Costos, cuya información deberá ser registrada en los siguientes registros: Registro de Costos, Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado. Si los ingresos brutos anuales son mayores o iguales
- Cuando sus ingresos brutos mensuales son mayores o iguales a 500 UIT (S/.1’900,000) y menores o iguales a 1,500 UIT (S/.5’700,000) deberán de llevar el Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
- Cuando sus ingresos brutos anuales son menores a 500 UIT (S/.1’900,000) deberán de realizar un inventario físico al final del ejercicio.

2.3 FORMALIDADES
a) Datos de cabecera
El Registro de Costos al ser un libro vinculado a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberá contar con los siguientes datos de cabecera: (i) Denominación del registro, (ii) Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada, (iii) Número de RUC del deudor tributario, y (iv) Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.
Toda esta información deberá indicarse en todos los folios que se utilicen. Sin embargo, tratándose del Registro de Costos llevado en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio.

b) Registro de las Operaciones
Al efectuar el registro de las operaciones en el Registro de Costos, el sujeto obligado deberá efectuar dicha anotación, en orden cronologico: (i) De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras ni señales de haber sido alteradas, (ii) Totalizando sus importes, (iii) De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable se registrará la leyenda “SIN OPERACIONES” en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no es exigible al Registro de Costos que se lleve en hojas sueltas o continuas, (iv) En moneda nacional y en castellano, salvo los casos previstos en el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario , y (vi) En folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios.

Además de las formalidades señaladas, debe considerarse que el Registro de Costos debe ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

Finalmente, el Registro de Costos no podrá tener un atraso mayor a tres (3) meses, contados desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.


3. ANÁLISÍS:

Actualmente, hay una controversia respecto a la obligación de exhibir o llevar el registro de costos, sin importar el tipo de actividad que desarrollan. Dicha controversia radica en el análisis del articulo 62° de la Ley del Impuesto a la Renta, el cual señala que “los contribuyentes, empresas o sociedades que, en razón de la actividad que desarrollen, deban practicar inventario, valuarán sus existencias por su costo de adquisición o producción”, además que “el Reglamento podrá establecer, para lo contribuyentes, empresas o sociedades, en función a sus ingresos anuales o por la naturaleza de sus actividades, obligaciones especiales relativas a la forma en que deben llevar sus inventarios y contabilizar sus costos”; y asimismo, el inciso a) del artículo 35° del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta establece que: aquellos contribuyentes que se encuentren superando el monto de 1,500 UIT de ingresos brutos anuales, deben llevar un sistema de contabilidad de costos cuya información debe ser registrada en: El Registro de Costos, el Registro de Inventario Permanente Unidades Físicas y el Registro de Inventario Permanente Valorizado, no haciendo distinción alguna respecto al tipo de empresa.

Así también, tenemos la Resolución de Superintendecia N° 234-2006, que regula la información de los libros y registros contables, y que indica que el registro de costos “debe contener la información mensual de los diferentes elementos del costo, según las normas tributarias, relacionadas con el proceso productivo del periodo y que determinen el costo de producción respectivo”.

Así, el referido registro contiene la información del costo como resultado de un proceso productivo. Por tanto, podría concluirse que, si no existe proceso productivo, no corresponde la existencia de un registro de costo. Cabe precisar que, contablemente, cuando nos referimos al proceso de producción de la empresa nos estamos refiriendo a las etapas de: objeto, insumos, proceso productivo, producto y control de la producción.

En ese sentido, de acuerdo con la referida resolución se podría decir que, al detallar la información que debe constar en el registro de costos, solo se refiere a actividades de producción o transformación (mano de obra, materiales, suministros, entre otros).

No obstante ello, la SUNAT sostiene que, sin importar el tipo de actividad, existe tal obligación si los ingresos brutos anuales son mayores a 1,500 UIT. Señala que el Tribunal Fiscal ha dejado claro este tema en la RTF N° 3894-10-2012, que confirmó la multa a una empresa de transporte por llevar con atraso su registro de costos.

Sin embargo, el propio Tribunal Fiscal ha establecido un criterio distinto en las RTFs Nos. 20576-8-2011 y 14919-3-2012, al señalar que los contribuyentes que no realizan actividades industriales no están obligados a llevar un registro de costos. Consideramos que esta es la interpretación correcta, puesto que tal obligación no es de aplicación absoluta a todos los contribuyentes y habría que revisar en cada caso dependiendo del tipo de actividad que realizan si no tienen costos que registrar, ya que no poseen inventarios de elementos relacionados a un proceso industrial.

Finalmente, concluimos que, a pesar de que las empresas de servicios y otras que no realizan actividad industrial o productiva se entenderían excluidas de llevar contabilidad de costos, desde una perspectiva conservadora, recomendamos tener el registro de costos, legalizarlo y llenarlo para que cuando se presente la auditoría fiscal, por lo menos se pueda evitar incurrir en infracción por omitir llevar dicho registro, la cual ya no sería por no contar con este registro que implicaría una multa del 0.6% de los Ingresos Netos (con un límite máximo de 25 UIT), sino tal vez una de legalización extemporánea que implicaría una multa menor del 0.3% de Ingresos Netos (con un límite máximo de 12 UIT).

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Estudio Contable Empresarial Alvarez & Asociados

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